• Appenta overzicht
  • Appenta samen

Help, wat moet ik met mijn contracten?

Vijf stappen voor contractbeheer in de zorgsector na de gemeentelijke decentralisaties

Appenta Contractbeheer

De wereld is veranderd
Waar is de tijd gebleven? De zorgorganisatie leverde zorg aan cliënten in een intramurale of extramurale situatie. Eenmaal per jaar stemde de controller de financiële afspraken af met het zorgkantoor, waarna de aandacht weer verlegd kon worden naar het leveren van de zorg. Ja, af en toe moest het met een procentje minder, wat leidde tot een incidentele bezuiniging. Schommelingen van 5% of meer waren volstrekt ondenkbaar.

En nu? Als je als zorgorganisatie via de gemeente de zorg mag blijven leveren, moet het wel voor tientallen procenten minder. En elke gemeente heeft daarbij eigen beleid. De grote lijn is wel dat door samenwerking van zorgorganisaties rond de “keukentafel” van de cliënt de zorg een stuk goedkoper georganiseerd kan worden.

Dus waar de zorgorganisatie eerst met (meestal) één zorgkantoor afspraken maakte, doet men dat nu met mogelijk tientallen gemeenten. En daarbovenop moet de zorgorganisatie ook afspraken maken met andere betrokken partijen om samen tot goede (en goedkope) zorg te komen. En afspraken maken is nog relatief gemakkelijk. Afspraken in de dagelijkse praktijk nakomen is een ander verhaal. Hoe leg ik al die afspraken vast? Hoe bewaak ik of mijn organisatie haar afsprakennakomt? Hoe weet ik of mijn ketenpartners hun afspraken nakomen? En hoe zorg ik dat dat financieel allemaal klopt? Daarvoor is contractbeheer.

Als u de volgende vijf stappen hanteert dan blijven uw contracten in lijn met de zorg die u, samen met uw ketenpartners, realiseert.

1. Weet met wie u zaken doet
U doet zaken met organisaties: gemeenten, ketenpartners, leveranciers. Ken de missie/visie en normen/waarden van deze organisaties en vergelijk deze met die van u. Verschillen zijn niet erg, maar zorg ervoor dat u zich hiervan bewust bent. In deze organisatie heeft u te maken met contactpersonen. Weet wie welke bevoegdheden en verantwoordelijkheden heeft. Maar ook: Heb zicht op persoonlijke motivaties van mensen. Bouw een relatie op met de mensen waarmee u zaken doet. Deze relatie hebt u waarschijnlijk in de uitvoeringsfase nodig.

2. Leg de afspraken goed vast
Een contract is een schriftelijk overzicht van de gemaakte afspraken tussen betrokken partijen. Niets meer en niets minder. De basis van deze afspraken moeten in twee A4-tjes duidelijk kunnen zijn. Als dat niet lukt, dan is aanvullend overleg over de onderlinge verwachtingen wenselijk. Een standaard set aan leveringsvoorwaarden waarborgt daarbij de algemeen geldende uitgangspunten. Spreek voortgangsrapportage, evaluatie- of contactmomenten af. Dit worden de momenten om de voortgang van de afspraken door te nemen en eventueel bij te sturen zonder dat vervelende escalaties nodig zijn.

3. Bespreek de voortgang
Zeker in de eerste periode: Liever teveel dan te weinig overleg. Er zullen, net als in een intern team, situaties ontstaan die anders gaan dan u had verwacht. Regelmatig overleg kan voorkomen dat deze veranderingen vervelende escalaties worden. Zelfs als alles volgens plan gaat: Laat de bespreking doorgaan en benoem het positieve verloop van de samenwerking. Voer de bespreking bij voorkeur op basis van een voortgangsrapportage en leg de gezamenlijke bevindingen vast.

4. Evalueer op tijd
Evalueer voorafgaand aan de opzegtermijn van het contract. Heeft het contract voldaan aan de verwachtingen van beide partijen? Beoordeel of er een reden is om het contract voort te zetten. Maak deze argumenten expliciet: Het vormt een nieuwe en stevige basis voor een succesvolle samenwerking in de komende periode.

5. Leg de voortgang vast
Externe omstandigheden kunnen wijzigen. De interne situatie van de bij het contract betrokken partijen kunnen veranderen. Mensen kunnen andere rollen krijgen in of buiten organisaties. Er zijn vele redenen waarom een goedlopende samenwerking kan verslechteren. Een goede vastlegging van zowel het contract als de formele en informele contactmomenten kan leiden tot de juiste en een tijdige bijsturing. Op escalatie zit niemand te wachten (zelfs niet uw juridisch adviseur).

Resultaat
Met deze vijf stappen bent u klaar voor de nieuwe werkelijkheid waarin u samen met vele opdrachtgevers en vele ketenpartners de nieuwe zorg kunt realiseren. U heeft de goede afspraken gemaakt en kunt deze tijdig bijstellen in geval van veranderende situaties. Nut en noodzaak van elk van uw contracten is duidelijk. En doorbetalen omdat u de opzegtermijn hebt gemist overkomt u niet meer!

Appenta Contractbeheer
Appenta biedt software voor Contractbeheer. Meer weten? Klik hier

Gerelateerde artikelen